Projektmanagement: Pragmatisch vorgehen

So vieles ist über Projektmanagement gesagt und noch mehr darüber geschrieben worden. Trotz aller Theorie verlaufen Projekte jedoch in der Praxis häufig nicht so erfolgreich.

In großen Unternehmen ist das Projektmanagement perfektioniert worden. Es gibt dort Mitarbeiter, die nur im Projektmanagement arbeiten und von Land zu Land, von Unternehmen zu Unternehmen reisen. Häufig ist dies der Fall, wenn beispielsweise neue EDV-Systeme eingeführt werden. Der Projektmanager hat etwa den Auftrag, das neue System in einer bestimmten Zeit einzuführen. Professionalität schützt aber nicht vor Fehlern. Zum Beispiel sollte der Fachmann gewohnt sein, mit Widerständen innerhalb des Teams umzugehen. Und doch begeht er bereits beim ersten Meeting aus dieser Haltung heraus einen entscheidenden Fehler: Er kappt durch eine starke Versachlichung gleich zu Beginn die Beziehungsebene zu den Mitarbeitern im Unternehmen.

Fehler Nummer eins: Die Beziehungsebene kappen

Wieso tut er das? Aus einem Grund. Aus Erfahrung hat er gelernt, dass eine zu harmonische Beziehungsebene seine Arbeit erschwert. Er ist geschult worden, als professioneller Projektmanager auf allen Gebieten zu bestehen. Aber vielfach in einem Punkt nicht: Wie gehe ich mit der sinnvollen Nähe zu meinen Mitarbeitern um, damit ich auch noch meine Sachpunkte durchsetzen kann und die Vorgaben der Geschäftleitung erfülle? An dieser Gratwanderung zwischen Sensibilität und Beziehungsfähigkeit sowie Durchsetzungskraft scheitern viele Projekte, beziehungsweise Projektmanager.

Dieser Bumerang kommt in der Regel in Form von schlechteren Ergebnissen des Teams zurück. Schließlich sorgt eine all zu distanzierte Haltung des Projektleiters für Demotivation der Mitarbeiter. Das kann bis hin zum Verlust der Identifikation mit dem Unternehmen führen.

Schöner Schein: Projektpläne auf Hochglanzpapier

Projektmanager sind Zukunftsmanager: Zu wenige verstehen es allerdings, die Mitarbeiter zu führen oder diese sogar für die Zukunft zu gewinnen. Sie bestimmen während des Projektes, was zu machen ist. Die Beteiligten haben schlimmstenfalls zu gehorchen, auch wenn neben den ihnen ursprünglich zugeteilten Tätigkeiten weitere Aufgaben auf sie zukommen. Darunter leidet die Qualität - nicht nur der Arbeit, sondern auch der Stimmung.

Oft wird erst innerhalb eines bereits angestoßenen Unternehmensprozesses offensichtlich, wie abhängig oder schwach der Projektleiter ist. Er kann oder will sich dem Termindruck von oben nicht widersetzen. Gleichzeitig findet die Kommunikation mit den Teammitgliedern nur bedingt statt und der schöne Schein einer wertschätzenden Team-Kultur, geschrieben auf Hochglanzpapier, zerfällt im Angesicht der Projektrealität.

Eine sinnvollere Umsetzung könnte dagegen folgendermaßen aussehen:

  • der Projektmanager wird im Vorfeld in entscheidenden Schlüsselqualifikationen geschult, etwa der gewaltlosen Kommunikation im Umgang mit Konflikten
  • die Projektkommunikation innerhalb des Teams wird während der Projektphase gezielt aktiv gestaltet und breit angelegt

Projektmanager als Führungskräfte auf Zeit

Projektmanager sollten so geschult sein, dass sie den wichtigsten Menschen im Team führend zur Seite stehen, sie als Guide durch das noch unbekannte Land begleiten. Führer bei Abenteuertouren sind absolut sicher in der Kenntnis des Gebietes, in dem sie sich bewegen, aber auch, wie sie in kritischen Situationen mit den ihnen anvertrauten Menschen umgehen müssen. Behutsam aber doch bestimmt. Einfühlend und doch Richtung gebend. Weiterhin sollten sie immer im Bewusstsein haben, dass sie zwar Loste, aber nicht der Kapitän dieser Reise sind. Damit das Unternehmen ans Ziel gelangt, das Projekt gelingt, sind folgende Punkte für den Projektmanager entscheidend:

  • ein Ende definieren und auch finden
  • Zwischenziele festlegen, kontrollieren und feiern
  • delegieren und nicht zum "Sklaven", aber auch nicht zum "Sklaventreiber" werden
  • nicht einzuhaltende Termine rechtzeitig kommunizieren
  • Puffer einbauen
  • konsequent die Unterstützung der Geschäftsführung einfordern
  • Projekte, die nicht unterstützt werden, zurückgeben

(Llewelyn P. Antonio, 2006)

Llewelyn P. Antonio
ist als Unternehmensentwickler und Coach tätig. Sein erklärtes Ziel ist es, durch sinnvolle Unternehmens-Entwicklung, Handlungskompetenzen zu erweitern und Wertschöpfung zu steigern. Er begleitet Unternehmen – von der Konzeption über klare Zielvereinbarung bis hin zu einer pragmatischen Umsetzung.