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Urlaubsplanung: Absprache ist ein Muss

Urlaubsplanung: Absprache ist ein Muss

Ob Fenstertage, Semester-, Sommer- oder Weihnachtsferien: Man sollte sich Gedanken machen, wie man seinen Urlaub planen möchte.




In puncto Urlaubsplanung gilt: Ein Mindestmaß an Mitarbeitern muss die Arbeitsfähigkeit des Unternehmens oder der Abteilung gewährleisten. Das kann je nach Abteilung sehr unterschiedlich sein: In operativen Einheiten müssen unter Umständen mindestens 70 bis 75 Prozent der Mitarbeiter präsent sein, in anderen Abteilungen reichen möglicherweise 50 Prozent aus, um eine Funktionsfähigkeit zu gewährleisten.

Bei der Urlaubsplanung im Betrieb spielen auch familiäre Verpflichtungen der Beschäftigten eine wichtige Rolle, so Antje Leist von der in Frankfurt am Main ansässigen "berufundfamilie gGmbH", einer Initiative der gemeinnützigen Hertie-Stiftung: "In Betrieben mit einer familienbewussten Personalpolitik haben Beschäftigte mit betreuungspflichtigen Kindern Vorrang."

Einen offenen Dialog miteinander führen

Damit alle Mitarbeiter verstehen, warum soziale Kriterien bei der Urlaubsterminvergabe eine entscheidende Rolle spielen, rät David Juncke, wissenschaftlicher Mitarbeiter beim "Forschungszentrum Familienbewusste Personalpolitik" in Münster: "Führen Sie im Betrieb oder im Team einen offenen Dialog über die verschiedenen Bedürfnisse. Vielleicht ist der Hinweis hilfreich, dass Mitarbeiter, die jetzt noch nicht von sozialen Kriterien profitieren, zu einem späteren Zeitpunkt ebenfalls von ihnen profitieren können."

Um die Urlaubsplanung im Betrieb oder in der Abteilung möglichst reibungsarm zu gestalten, gibt es eine goldene Regel: "Fangen sie möglichst "früh mit der Planung an, am besten am Anfang des Jahres", rät Achim Stams, Bereichsleiter bei der Personalberatung Kienbaum Management Consultants GmbH. "Reichen Sie zum Beispiel einen Jahreskalender herum, in den jeder Mitarbeiter eintragen kann, wann er in diesem Jahr einen zusammenhängenden zwei- bis dreiwöchigen Urlaub plant. Wenn sich alle Mitarbeiter eingetragen haben, sehen Sie schnell, wann es Überlappungen gibt und wie viele Kollegen gleichzeitig Ferien machen wollen."

Probleme untereinander lösen

Gibt es dann Probleme, weil zum Beispiel zwei Experten gleichzeitig Urlaub nehmen wollen, sind wieder die Vorgesetzten gefragt: "Wenn es etwa darum geht, den Urlaub von Herrn Müller und Frau Meyer zu entzerren, sollten Sie diese beiden Mitarbeiter auffordern, das Problem untereinander zu lösen", erklärt Stams. In diesem Fall ist es die Sache der beiden, nach welchen Kriterien sie entscheiden.

"Sie als Vorgesetzter kommen erst dann wieder ins Spiel, wenn es keine Einigung gibt. Dann sollten Sie die betreffenden Kollegen an einen Tisch holen. Lassen Sie sich die Gründe schildern, warum der einzelne Mitarbeiter unbedingt zu einem bestimmten Termin Urlaub machen will." Wichtig sei, dass die Situation der einzelnen Mitarbeiter transparent werde. Stams: "Vielleicht erkennt ein Mitarbeiter, dass die soziale Situation seines Kollegen seinen Urlaubswunsch rechtfertigt."

Buch über die Urlaubsplanung führen

David Juncke rät: "Es ist sinnvoll, Buch darüber zu führen, welcher Mitarbeiter wann welchen Urlaubswunsch genehmigt bekam. So können Ungerechtigkeiten vermieden und im Laufe mehrerer Jahre möglichst alle Mitarbeiter berücksichtigt werden."

Auch bei den so genannten "Brückentagen" ist es wichtig, auf eine für alle Beschäftigten gerechte Lösung zu achten. Deshalb sei es sinnvoll, bei der Urlaubsplanung für die Brückentage die Beschäftigten von Jahr zu Jahr abwechselnd zu berücksichtigen, so Antje Leist.

Personelle Engpässe überbrücken

Bei der Urlaubsplanung macht es auch Sinn, über den Tellerrand zu schauen, betont Stams: "Vielleicht hilft Ihnen bei der Lösung Ihrer personellen Engpässe ja eine teamübergreifende Lösung: Fragen sie doch anderen Teams oder Abteilungen Ihres Unternehmens, ob Sie sich gegenseitig aushelfen können. Auch die Inanspruchnahme einer Zeitarbeitsfirma kann eine Lösung sein. Als Chef sollten Sie aber bedenken, dass sich auswärtige Arbeitskräfte erst einarbeiten müssen."

Um den Bedürfnissen möglichst vieler Mitarbeiter in der bevorzugten Urlaubszeit entgegenzukommen, empfehlen sich auch kreative Lösungen, so David Juncke. Sein Rat: "Unternehmen könnten zum Beispiel ihre Mitarbeiter bei der Kinderbetreuung unterstützen, in dem sie etwa den Mitarbeitern ermöglichen, zu Hause zu arbeiten. Auch eine verkürzte Arbeitszeit ist denkbar. Manche Unternehmen übernehmen sogar teilweise die Kosten für Kinderbetreuung oder organisieren Ferienprogramme für Mitarbeiterkinder." So seien Mitarbeiter mit betreuungsbedürftigen Kindern nicht ausschließlich auf Urlaub angewiesen, wenn sie ihren Betreuungspflichten in der Ferienzeit nachkommen müssen.

Urlaubsvertretung in der Karenz

Antje Leist sieht noch eine weitere Möglichkeit: "Für eine Vertretung gerade in der Urlaubszeit können Unternehmen auch auf Mitarbeiter in der Karenz zurückgreifen. So entsteht eine Win-Win-Situation: Die Firma hat eine Urlaubsvertretung und die Beschäftigten in Karenz bleiben inhaltlich und fachlich am Ball."

Achim Stams von der Kienbaum Management Consultants GmbH hat noch einen Tipp auf Lager: "Als Mitarbeiter müssen Sie nicht warten, bis Ihr Chef von sich aus das Thema Urlaubsplanung anspricht. Werden Sie aktiv: Gehen Sie auf Ihren Chef zu und fragen Sie ihn!"

(Anja Schreiber / Bild: Doreen Salcher, Fotolia.com)


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