Tipps / Einstellungsverfahren / Bewerberauswahl / Die Besten schnell finden

Die Besten schnell finden

Die Besten schnell finden

Beim Sichten der Bewerbungsunterlagen ist zielgerichtetes Vorgehen wichtig, um Top-Kandidaten zu identifizieren – eine Anleitung. 


Personaler können sich schon bei der ersten Sichtung der Bewerbungsunterlagen mit einem effizienten Auswahlprozess beginnen. Folgende zentrale Fragen müssen schnell und zuverlässig beantwortet werden:

  • Wurden die Bewerbungsunterlagen vom Bewerber wirklich selbst erstellt?
  • Sind die Angaben verlässlich, die gemacht werden?
  • Entspricht die Bewertung der vorhandenen Qualifikationen seitens des Bewerbers den Standards, die im Unternehmen vorhanden sind?
  • Passt der Bewerber aufgrund seiner Persönlichkeit ins Unternehmen?

Unordentliche Bewerbungen aussortieren

Wie ein effizienter und zielgerichteter Auswahlprozess anhand von Bewerbungsunterlagen erfolgen kann, hängt davon ab, um welche Art von Stellenbesetzung es sich handelt. In der Regel erfolgt die Unterlagenprüfung so:

Gehen eine Vielzahl von Bewerbungen ein, gilt es, zunächst anhand einer Negativauswahl die Spreu vom Weizen zu trennen. Schließlich ist es aus Zeitgründen nicht möglich, alle Bewerbungen im Detail durchzusehen. Einer optischen Grobsichtung fallen dabei erste Bewerbungen zum Opfer, die einen Mindeststandard an Ordentlichkeit, Übersichtlichkeit und Informationsgehalt nicht erfüllen.

Bewerbungen auf die Musskriterien überprüfen

Nun sollte es an eine erste inhaltliche Vorauswahl gehen. Grundlage hierfür sind die Musskriterien, die der Stellenanforderung zugrund liegen. Diese können formale Abschlüsse, Berufserfahrung, oder spezielle Kenntnisse, zum Beispiel Fremdsprachen oder IT-Kenntnisse, betreffen. Diese Angaben gehen in der Regel aus dem Lebenslauf hervor.

Aber Vorsicht: Gerade diese "hard facts" sollten als Mussanforderungen sehr genau überdacht und beim Fachbereich hinterfragt werden. Ist wirklich der Abschluss als Diplom-Kaufmann mit Schwerpunkt Personal notwendig oder könnte auch ein Diplom-Handelslehrer mit praktischer Erfahrung in der betrieblichen Weiterbildung passen? Wird erstere Qualifikation als Muss-Anforderung formuliert,k fallen insbesondere bei einer elektronischen Vorauswahl anhand von Key-Wörtern alle anderen Kandidaten in der ersten Runde bereits durchs Sieb.

Liegen nur wenige Bewerbungen vor oder wurde bereits eine erste Vorauswahl anhand der Muss-Kriterien getroffen, beginnt die gründliche Durchsicht der Unterlagen.

Das Anschreiben als Werbebrief

Als sinnvoller Einstieg in die Beschäftigung mit einer Bewerbung dient das Lesen des Anschreibens: Hat der Bewerber einen "Aufhänger" für seine Bewerbung? Dies kann beispielsweise eine Empfehlung, ein bereits im Vorfeld geführtes Telefonat oder ein durchgeführtes Projekt sein, das einen direkten Bezug zu der angestrebten Position hat.

Anschreiben: Wird die Qualifikation für die Stelle glaubhaft belegt?

Das Anschreiben sollte ein Werbebrief sein, bei dem der Bewerber aufzeigt, warum er für die Stelle geeignet ist. Dabei reicht es freilich nicht, wenn er Schlagwörter aus dem Anforderungsprofil einfach wiederholt. Entscheidend ist, ob er seine Qualifikation für die Stelle nachvollziehbar belegen kann. Dies lässt sich im Anschreiben anhand von Beispielen am besten nachvollziehen.

Anschreiben: Hat der Bewerber die Anforderungen der Stelle erkannt?

Ferner kann das Anschreiben Auskunft darüber geben, ob der Bewerber in der Lage ist, die wesentlichen Aspekte der zu besetzenden Stelle zu erkennen, indem er speziell auf diese eingeht. Der Schreibstil, der Aufbau aber auch Rechtschreibung und Zeichensetzung sollten im Blickpunkt des Lesers stehen.

Freilich gilt hier immer wieder zu betonen, dass ein wohl formuliertes, fehlerfreies Anschreiben keine Garantie dafür ist, dass der Bewerber diese Fähigkeiten tatsächlich auch besitzt. Sofern er sich fremder Hilfe bedient hat, kann zumindest der Rückschluss gezogen werden, dass er der Bewerbung einen hohen Stellenwert beimisst und sie nicht nachlässig auf die leichte Schulter nimmt. 

Durchsicht des Lebenslaufs: Der rote Faden

Bei der Durchsicht und Analyse des Lebenslaufes gilt es mögliche Unstimmigkeit in den Angaben zu prüfen und einen roten Faden zu erkennen. So sollten die Zeitangaben im Lebenslauf mit den Daten aus den Zeugnissen verglichen werden. Im Hinblick auf die Passgenauigkeit gewinnen vor allem die einzelnen Stationen der bisherigen Berufstätigkeit an Bedeutung:

  • Lassen sich fachliche Schwerpunkte identifizieren, die im Hinblick auf die zu besetzende Stelle relevant sind?
  • Verfügt der Bewerber über einschlägige Branchen- oder Berufserfahrung?
  • Werden spezifizierende Angaben wie beispielsweise Größenordnung der Umsatzverantwortung oder Mitarbeiterzahl gemacht? Diese Angaben können auch über die Durchsicht der Zeugnisse gewonnen werden.

Sofern die Bewerbung über ein Online-Bewerbungsformular erstellt wurde, ist es aus Unternehmenssicht wesentlich einfacher alle relevanten Fragestellungen berücksichtigt zu finden. Der Bewerber ist in diesem Fall gezwungen, sich an den Fragen und der vorgegebenen Struktur zu orientieren. Ansonsten kann es oft mühsam oder sogar ganz unmöglich sein, die entsprechenden Angaben im Lebenslauf zu finden. Online-Fragebögen lassen dafür aber auch wenig Spielraum für individuelle Aspekte des Bewerbers.

Die ABC-Analyse

Nach dieser Durchsicht und Bewertung der Bewerbungsunterlagen sollte eine ABC-Analyse erfolgen. In die Kategorie A kommen diejenigen Bewerbungen, die dem Anforderungsprofil besonders gut entsprechen. Die Kategorie B enthält Bewerbungen, bei denen zwar wesentliche Kriterien erfüllt, jedoch auch einige Defizite vorhanden sind.

Kategorie C schließlich umfasst all die Bewerbungen, die für eine weitere Verfolgung, zumindest für die aktuell zu besetzende Position nicht interessant sind. Sofern diese nicht auf einen anderweitigen Bedarf geprüft werden sollen, führen diese Bewerbungen zu einer Absage.

Vorbereitung der nächsten Schritte

Für die Besetzung einer Position gilt eine Größenordnung von drei bis fünf Kandidaten, die in der ersten Runde zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, als Richtschnur. Je nach dem, wie viele Bewerbungen in Kategorie A fallen, ist eine weitere Auswahl notwendig, bevor Vorstellungsgesprächen geführt werden sollten: Die Überprüfung möglicher Referenzen, das Zwischenschalten von Telefoninterviews oder auch eine nochmalige kritische Durchsicht der Zeugnisse.

In jedem Fall sollte als Vorbereitung für die Vorstellungsgespräche auch festgehalten werden, in welchen Bereichen bei den einzelnen Kandidaten Abweichungen vom "Idealprofil" bestehen und worauf im Vorstellungsgespräch damit besonders zu achten ist.

Auch die sorgfältigste Prüfung der Bewerbungsunterlagen wird die Frage, ob der Bewerber aufgrund seiner Persönlichkeit in das Unternehmen passt, nur bedingt beantworten können. Den persönlichen Eindruck eines Menschen im direkten Kontakt kann Papier nun mal nicht ersetzen.

(Doris Brenner, 2008 / Bild: tm-photo, Fotolia.com) 

Doris Brenner
ist Autorin des Buches "Neue Mitarbeiter suchen – auswählen – einstellen", erschienen im Luchterhand-Verlag. Seit 1998 arbeitet sie als freie Beraterin mit den Schwerpunkten Personalentwicklung und Karriereberatung. Sie verfügt über Fach- und Führungserfahrung in Linienfunktionen der Industrie und war lange Zeit im Personalwesen tätig. www.karriereabc.de