Tipps / Einstellungsverfahren / Bewerberauswahl / Referenzen – ein unterschätztes Auswahlinstrument

Referenzen – ein unterschätztes Auswahlinstrument

Referenzen – ein unterschätztes Auswahlinstrument

In der Schweiz spielen Referenzen im Bewerbungsprozess eine große, in Österreich kaum eine Rolle. Dabei können Referenzen eine wichtige und ergänzende Funktion im Auswahlverfahren einnehmen. 

Schon bei der Einstellung von Fachkräften geben fast 70 Prozent der Schweizer Unternehmen an, sich Auskünfte über Kandidaten einzuholen. In Österreich machen dies bei Fachkräften nur 33 Prozent der Unternehmen. Und selbst bei der Rekrutierung von Führungskräften setzt man in Österreich seltener als in anderen Ländern auf dieses Mittel. 

Referenz und Arbeitszeugnis

Warum die Situation in der Schweiz ganz anders ist als die in Österreich, darüber kann Arnulf Weuster, Professor am Fachbereich Betriebswirtschaft und Wirtschaftsingenieurwesen der Fachhochschule Offenburg, nur spekulieren. Für den Personalauswahlexperten Weuster haben Referenzen vor allem zwei Funktionen. "Sie dienen zum einen der Bestätigung von Angaben, die der Kandidat in seinen Unterlagen gemacht hat", sagt Weuster. Daher spielen Referenzen im angelsächsischen Raum eine herausragende Rolle. Hier gibt es keine Arbeitszeugnisse. "Daneben dienen Referenzen dazu, zusätzliche Informationen einzuholen. Zum Beispiel über die Performance eines Bewerbers bei einem früheren Arbeitgeber oder über sein soziales Verhalten", erklärt Weuster.

Diese Informationsfunktion spielt auch bei der BEKO Engineering & Informatik AG (Wien) eine Rolle. "Vor allem bei Bewerbern, bei denen wir uns am Ende nicht ganz sicher sind, holen wir zusätzlich Referenzen etwa über seine Loyalität, die fachliche Zufriedenheit und die Zufriedenheit im Umgang mit Kunden ein", berichtet Astrid Müllauer, die bei BEKO zuständig für das Recruiting der Geschäftseinheiten Public und Industry ist und zum Beispiel Programmierer und SAP-Berater sucht. Zum Standardrepertoire gehört die Auskunftseinholung bei BEKO aber nicht, vielmehr wird sie bei einer möglichen Zusammenarbeit mit einem Freelancer oder in Einzelfällen genutzt.

Optimal – Das persönliche Referenzgespräch

Die Informationen seien allgemein sehr zuverlässig, berichtet Müllauer, die gute Erfahrungen mit Referenzen gesammelt hat. Allerdings hänge der Informationsgehalt der Auskünfte auch davon ab, wie viel Zeit sich der jeweilige Referenzgeber nehme (meist ist das der ehemalige Vorgesetzte, aber es können auch Projektleiter und Kollegen sein). "Manchmal möchte ein ehemaliger Vorgesetzter die Fragen schriftlich haben, in der Regel sprechen wir aber telefonisch und auf der Basis von einigen Stichpunkten mit dem Referenzgeber", sagt Müllauer. 

Für Personalexperten Weuster ist das Einholen von Referenzen in vielen Fällen optimierbar. "Ich empfehle, persönlich mit einem Referenzgeber zu sprechen, um auch Mimik und Gestik mitzubekommen", sagt Weuster. Er rät ebenfalls dazu, vorab eine Stellenbeschreibung mitzuschicken und für das Gespräch eine Frageliste zu den stellenrelevanten Aspekten zu erarbeiten. "Unabhängig von anderen, sollten am Schluss des Gesprächs immer die Fragen stehen, ob der Kandidat aus Sicht des Referenzgebers für die Position geeignet ist und ob dieser ihn wieder einstellen würde", sagt Weuster.

Zustimmung des Bewerbers einholen

Aber auch kritische Distanz ist gefragt. Schätze ein Referenzgeber das soziale Verhalten eines Bewerbers negativ ein, sei es ratsam, sich zum Zweck der besseren Beurteilung der Referenz einzelne Situationen ausführlicher schildern zu lassen, meint Weuster. Er hält es auch für sinnvoll, die Beurteilung durch ehemalige Kollegen stärker als bislang üblich zu nutzen, da diese den Bewerber gut kennen würden. "In jedem Fall ist es ratsam, sich vorab die Zustimmung zur Auskunftseinholung vom Bewerber geben zu lassen, um arbeitsrechtlich auf der sicheren Seite zu stehen", sagt Weuster.

In der Regel, so Judith Uhlmann, Personal-Direktorin beim Informationsdienstleister Thomson Reuters in Zug in der Schweiz, fallen Referenzen tendenziell eher positiv aus. Schließlich gebe ein Bewerber nur solche Kontakte für eine mögliche Auskunft an, die ihm wohl gesonnen sind. "Um dennoch aussagekräftige Informationen zu erhalten, bereiten wir uns methodisch gut auf das Gespräch vor. Sonst ist der Ertrag gering", sagt Uhlmann. Ein Mitarbeiter, der die Auskunft einhole, müsse beispielsweise die Technik strukturierter und situativer Befragung beherrschen.

Strukturierte Referenzgespräche führen

Bei Thomson Reuters werden Referenzgespräch gut vorbereitet; die Kernfragen drehen sich um das Anforderungsprofil der Stelle. Das Gespräch wird meist mit einem ehemaligen Vorgesetzten des Kandidaten, unter Umständen aber auch mit einem ehemaligen Kollegen oder einem Mitarbeiter geführt, wenn es um die Übernahme von Führungsverantwortung geht. "Wir führen intensive, vorstrukturierte Gespräche. Dabei muss dem Referenzgeber dennoch genügend Freiraum gelassen werden, um offen seine Einschätzungen über einen Kandidaten mitteilen zu können", sagt Uhlmann.

Für Uhlmann spielen Referenzen eine systematische Rolle im Bewerbungsverfahren. "Wir holen nur dann keine Referenz ein, wenn wir uns bei der Einschätzung eines Bewerbers ganz sicher sind." Das Referenzgespräch findet entweder im Anschluss an etablierte Auswahlschritte statt (strukturiertes Interview, Assessment Center, Persönlichkeitstest, Arbeitsprobe), um das Bild eines Bewerbers abzurunden, oder aber bereits zu Beginn des Auswahlprozesses.

Bestätigung, Information und Orientierung

"Wenn sich ein Kandidat aufgrund einer Empfehlung etwa aus dem Kreis unserer Mitarbeiter bewirbt, fragen wir nach den Umständen der Empfehlung, der Art der Beziehung und zu eventuellen Erfahrungen im Rahmen einer früheren Zusammenarbeit mit dem Bewerber", berichtet Uhlmann. Neben den von Weuster genannten Bestätigungs- und Informationsfunktionen hat die Referenz damit in der Praxis eine weitere Funktion: Sie kann der ersten Orientierung dienen.

(Rainer Spies, 2008 / Bild: Bryce Newell, Fotolia.com)