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Bewerbungsunterlagen prüfen

Bewerbungsunterlagen prüfen

Die Bewerbungen für eine ausgeschriebene Stelle liegen vor, jetzt heißt es, die Kandidaten auszuwählen, die zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden sollen. Tipps für die richtige Vorgehensweise.

In der Praxis ist die Sichtung von Bewerbungsunterlagen die häufigste Entscheidungsbasis für die Vorselektion von Bewerbern. Wer einen Blick dafür entwickelt, wie sorgfältig Anschreiben und Lebenslauf  erstellt wurden, kann treffsicher Kandidaten auswählen, die in die engere Wahl kommen. Natürlich sind auch Arbeitszeugnisse und eventuelle Arbeitsproben ausschlaggebend für die Auswahl. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, worauf es beim Check der Bewerbungsunterlagen ankommt.

Anschreiben
Lebenslauf
Arbeitszeugnisse

Das Anschreiben

Im Anschreiben sollte ein Jobanwärter seine Qualifikation und Motivation für die Bewerbung auf die ausgeschriebene Position darlegen. Und das so kurz und prägnant wie möglich.

Aussagefähige, fehlerfreie Anschreiben, die auf einer Seite die wesentlichen Kriterien des Anforderungsprofils aufgreifen und Argumente für eine Einstellung liefern, sind allerdings rar.

Viele Führungskräfte schauen zunächst das Anschreiben auf Schreib- oder Grammatikfehler durch und sortieren danach bereits die ersten Kandidaten aus. Einen deutlicheren Beleg dafür, dass der Bewerber die Sache nicht ernst nimmt, gibt es schließlich nicht.

Einwandfreie Rechtschreibung und Grammatik

Aber auch wenn Rechtschreibung und Grammatik einwandfrei sind, ist das noch keine Garantie für ein treffsicheres Anschreiben. Denn immer wieder begehen Bewerber beispielsweise den Fehler, Briefe mit nichts sagenden Standardfloskeln zu versenden, die eins zu eins für die Bewerbung bei verschiedenen Unternehmen eingesetzt werden. Mit solchen Schreiben macht ein Bewerber die ersten Minuspunkte.

Ebenfalls keine Seltenheit: Wohl formulierte, teilweise schon gestelzte Texte. Diese halten aber in der Regel nur auf den ersten Blick, was sie versprechen. Wenn überhaupt. Denn oftmals sind sie irgendwo abgeschrieben worden und haben nichts mit der Person des Bewerbers zu tun. Ebenfalls ein klares Out-Kriterium.

Nicht enden wollende Prosa

Auch bei nicht enden wollender Prosa auf mehren Seiten sollten Personaler die Bewerbungsmappe beiseite legen. Die Aufgabe des Bewerbers ist es nicht, im Anschreiben jeden Punkt des Lebenslaufs wiederzugeben. Stattdessen sollte er die Informationen herausfiltern, die für die ausgeschriebene Stelle relevant sind. Schafft er das nicht, hat der Jobanwärter höchstwahrscheinlich nicht verstanden, worum es bei der ausgeschriebenen Position geht.

Was geht beim Anschreiben und was nicht? Folgende Checkliste liefert einen Überblick, was in dem Brief an den Personaler unbedingt enthalten sein muss.

  • Handelt es sich um ein individuelles Anschreiben?
    (richtige Firmenanschrift, persönliche Anrede, Bezug auf die vakante Stelle, geht auf die geforderten Kriterien ein)
  • Macht das Anschreiben einen in sich stimmigen Eindruck?
    (einheitliche Sprache, logischer Gedankengang, klare Argumentation)
  • Kommt der Bewerber schnell auf den Punkt?
    (Anschreiben nicht über eine Seite lang, klare Sprache, keine gestelzten Formulierungen)
  • Vermittelt der Bewerber den Eindruck, dass er weiß, worauf es bei der Stelle ankommt und er die entsprechenden Qualifikationen auch besitzt?
    (erkennt die zentralen Anforderungskriterien und kann anhand von Beispielen seine Qualifikation belegen)
  • Liefert der Bewerber nicht nur Informationen über seine fachliche Qualifikation, sondern auch über seine Persönlichkeit und seinen Arbeitsstil?
    (sagt etwas über seine Person und seine Werte aus und beschreibt Leistungen und Erfolge, die er basierend auf dieser Grundlage erzielt hat)

 

Der Lebenslauf

Der Lebenslauf ist in aller Regel in tabellarischer Form verfasst. Besonders aussagekräftig ist das oft nicht. Karriereexpertin Doris Brenner sagt, worauf Personaler beim Check des Lebenslaufs achten sollten.

Personaler können dem Lebenslauf zwar entnehmen, welche Abschlüsse ein Bewerber hat, und wo er in welcher Funktion beschäftigt war.  Ferner können in der Regel Arbeitsschwerpunkte und Branchenausrichtungen dem Lebenslauf entnommen werden.

Wenig Information über das Leistungsniveau

Wie erfolgreich er jedoch die gestellten Aufgaben bewältigt hat, geht aus dem Lebenslauf in der Regel nicht hervor. Sagt die Abschlussnote beim Schulabschluss oder Studium noch etwas über das Leistungsniveau aus, wird eine Bewertung bei den Beschäftigungsverhältnissen recht undurchsichtig.

Die Aussagekraft darüber, wie der Bewerber den Anforderungen gerecht wurde, welche Erfolge er erzielte oder wie innovativ er war, lässt sich aus den üblichen Lebensläufen nicht unbedingt erkennen. Personaler können aber durchaus herauslesen, wie engagiert ein Bewerber seine bisherige Karriere angegangen ist. Regelmäßige Weiterbildungen beispielsweise sind ein Indiz dafür, dass der Bewerber bestrebt ist, sein Wissen immer auf dem neuesten Stand zu halten.

Zeitliche Sprünge, ungenaue Zeitangaben

Zeitliche Sprünge oder ungenaue Zeitangaben   zeugen hingegen davon, dass der Lebensweg nicht immer gradlinig verlaufen ist. Personaler sollten checken des Lebenslaufs aber immer das Gesamtbild im Blick behalten. Denn nicht jede kurzzeitige Lücke, jeder Sprung  in der Vita muss in der heutigen, schnelllebigen Zeit auf die Kappe des Bewerbers gehen.

Die folgende Checkliste hilft bei der Beurteilung von Lebensläufen weiter:

  • Ist der Lebenslauf übersichtlich aufgebaut und können Sie sich schnell einen Überblick verschaffen?
    (transparente, strukturierte Darstellung, klare Gliederung, gute Platzaufteilung, einheitliche Schrift und Struktur)
  • Gibt es Lücken im Lebenslauf?
    (zeitliche Sprünge, nur Jahresangaben keine Monatsangaben, Zeiten des Lebenslaufs weichen von den Zeugnisangaben ab)
  • Kann der Bewerber seine Qualifikation und Erfahrung belegen?
    (konkrete Tätigkeitsinhalte, Erfolge, Bewertung der Kenntnisse z. B. bei Fremdsprachen, PC-Kenntnisse, Nachweise)
  • Ist eine klare Entwicklung des Bewerbers erkennbar?
    (Zunahme der Kompetenz und Verantwortung, Positionen bauen aufeinander auf)
  • Hat der Bewerber sich im Rahmen seiner Berufstätigkeit auch weiterqualifiziert?
    (Kurse zur Aktualisierung des Wissensstandes, Berufsbegleitende Maßnahmen zur Weiterqualifizierung)

Die Arbeitszeugnisse

Der Glaube, Arbeitszeugnisse wären eine verlässliche Basis zur Beurteilung von erbrachter Leistung, wird doch sehr erschüttert, wenn man weiß, wie Arbeitszeugnisse entstehen.

Die drei häufigsten Varianten, wie Arbeitszeugnisse erstellt werden:

  1. Der Mitarbeiter macht selbst einen Entwurf, der in der Regel vom Unternehmen weitgehend übernommen wird.
  2. Mit “copy und paste” wird aus Vorlagen anderer Zeugnisse von Mitarbeitern in vergleichbaren Positionen der wesentliche Text übernommen.
  3. Wird das Arbeitsverhältnis auf gerichtlichem Wege beendet,  wird die Zeugnisformulierung häufig in Abhängigkeit von der Höhe der Abfindung und dem Austrittstermin zwischen den gegnerischen Anwälten ausgehandelt.

Leistungsbewertung mit Vorsicht lesen

Besitzt das Zeugnis im Hinblick auf die Arbeitsschwerpunkte und Tätigkeiten noch einige Aussagekraft, sollten die Formulierungen zur Leistungsbewertung doch mit großer Vorsicht gelesen werden. Schließlich setzt ja auch der Gesetzgeber dem Arbeitgeber Grenzen, bei dem was er wirklich zur Leistung eines Mitarbeiters schreiben darf.

Die Aussagen müssen zwar wahr aber wohlwollend sein und dürfen den Arbeitnehmer in seiner weiteren beruflichen Entwicklung nicht behindern. So entstehen Zeugniscodes, die auch nicht allerorts gleich genutzt oder interpretiert werden.

Referenzen einholen

Es ist daher wichtig, neben den bisher beschriebenen klassischen Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse noch weitere Tools als Auswahlinstrumente in die Vorauswahl einzubeziehen.

Das Einholen von Referenzen kann hier eine sehr sinnvolle Ergänzung darstellen. Aber auch professionell geführte Telefoninterviews, Arbeitsproben, Testverfahren, Online-Assessment-Center können wichtige Erkenntnisse liefern.

(Doris Brenner, 2010 / Bild: Falko Matte, Fotolia.com)

 

 

 


Doris Brenner
ist freie Beraterin mit den Schwerpunkten Personalentwicklung und Karriereberatung. Sie verfügt über Erfahrung in der Industrie sowohl in Führungspositionen als auch im strategischen und operativen Personalwesen. Ihre Veröffentlichungen sind in einer Gesamtauflage über 600.000 Exemplaren erschienen.
www.karriereabc.de/ 

 

 

 


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