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Kandidaten kontaktieren

Wenn ein neuer Bewerber hinzukommt, schicken viele Personalvermittler die erste E-Mail direkt so schnell wie möglich, um ein Telefoninterview zu arrangieren und diese Bewerber mit in das Bewerbungsverfahren aufzunehmen. Beachten Sie jedoch, dass die erste E-Mail, die Sie nach der Bewerbung senden, kritisch ist. Sie ist der erste Kontakt, den Kandidaten mit Ihnen haben und kann Ihrem Unternehmen helfen, sich von den anderen abzuheben.

Da dies aber wie ein Wettbewerb anzusehen ist, können Sie davon ausgehen, wenn Sie Samuel, Melanie und Sven eine Nachricht senden, andere Personalvermittler dasselbe tun. Das Versenden von allgemeinen Standardnachrichten oder Vorlagen mag effizient sein, aber das Erstellen einer authentischen, persönlichen Nachricht, die Ihr aufrichtiges Interesse an dem Bewerber zum Ausdruck bringt, wirkt sich positiv und nachhaltig aus.

In den folgenden Tipps und Beispielen zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen als herausragenden Arbeitgeber der Wahl positionieren und Bewerber dazu ermutigen, in Aktion zu treten und sich auf die nächste Phase des Einstellungsprozesses zu freuen.

Stellen Sie sich vor und heißen Sie den Leser willkommen.

Der Bewerber hat sich möglicherweise auf IHRE Stellenanzeige beworben, weiß jedoch nicht, wer SIE sind. Dies ist Ihre Chance, eine persönliche Verbindung herzustellen. Und denken Sie daran, dass er oder sie sich in der letzten Woche möglicherweise für eine Handvoll Stellen beworben hat. Geben Sie daher von Anfang an den Firmennamen, die Berufsbezeichnung und den Standort an.

Hallo Christopher,

Ich bin Stephanie, eine Personalvermittlerin bei Acme Company, und ich freue mich sehr, dass Sie sich für die Rolle des Projektmanagers in Wien beworben haben. 

Sagen Sie, warum Sie die Entscheidung getroffen haben.

Fahren Sie fort und schmeicheln Sie den Bewerbern! Stellen Sie sicher, dass die Kandidaten verstehen, was Sie an ihnen am meisten schätzen. Dies gibt ihnen Einblick in die Fähigkeiten und Erfahrungen, nach denen Sie suchen, stärkt deren Selbstvertrauen und bereitet sie auf den nächsten Schritt im Prozess vor.

Ich freue mich sagen zu können, dass Sie einer unserer Top-Bewerber sind. Was uns wirklich aufgefallen ist, ist, wie Sie ein 23-köpfiges Team zur agilen Zusammenarbeit bewegen konnten und wie sich dies positiv auf die Produktivität ausgewirkt hat. Das war unglaublich beeindruckend und wir hoffen, dass wir es hier in naher Zukunft tun können. 

Führen Sie sie zum nächsten Schritt.

Betrachten Sie dies als Ihren Aufruf zum Handeln. Machen Sie deutlich, dass die Bewerber es bis zur nächsten Stufe geschafft haben und dass sie handeln müssen. Sie können sie zu einer Online-Umfrage weiterleiten, ein Telefoninterview vereinbaren oder sie zu einer Einstellungsveranstaltung einladen. Bitten Sie in jedem Fall um eine Antwort oder eine Bestätigung, damit Sie wissen, dass sie daran interessiert sind, weiter zu kommen.

Ich möchte Sie nächste Woche zu einem 15-minütiges Telefoninterview einladen. Es wäre großartig, wenn Sie sich am Mittwoch- oder Donnerstagnachmittag Zeit nehmen könnten – antworten Sie einfach mit dem Tag und der Uhrzeit, die für Sie am besten geeignet sind.

Geben Sie ihnen einen Einblick.

Ein kleiner Einblick von Ihrem Platz im Unternehmen und wie Sie die Menschen sehen, die um Sie herum arbeiten, wird Wunder bewirken, wenn es darum geht, Interesse zu wecken.

Ich bin seit etwas mehr als 3 Jahren bei Acme Company und ich liebe es hier. Es liegt ein starker Fokus auf Inklusivität und die Menschen sind wirklich clever, optimistisch und motiviert. Ich kenne den Personalchef für diese Position persönlich und er ist einer unserer All-Stars. Die Teamleistung ist erstaunlich und wird vom Führungsteam häufig anerkannt. Ich habe das Gefühl, dass Sie genau dazu passen würden. 

Schließen Sie mit einer Erinnerung ab.

Hier können Sie sich bei für die Bewerbung bedanken, anbieten, Fragen zu beantworten und Bewerber an die nächsten Schritte erinnern, die Sie zuvor bereits erwähnt haben.

Vielen Dank für Ihr Interesse an der Acme Company. Ich werde mich auf Ihre Antwort auf das Telefoninterview freuen. Lassen Sie mich einfach wissen, welcher Tag und welche Uhrzeit für Sie am besten geeignet sind. Bitte zögern Sie nicht, sich mit Fragen an uns zu wenden.

Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag,

Stephanie Glöckner,
Personalvermittler, Acme Company 

Nachdem die E-mail versandt wurde.

Halten Sie Ausschau nach Antworten. Wenn Fragen, Terminvorschläge oder andere Antworten eingehen, melden Sie sich umgehend zurük. Dies wird einen großen Beitrag dazu leisten, eine starke Kandidatenbindung aufzubauen und Vertrauen unter den Top-Kandidaten aufzubauen, die Sie für Ihre offenen Rollen suchen.

Wenn Sie ein Format gefunden haben, das Ihnen die meisten Rückantworten liefert, verwenden Sie es als Ausgangspunkt, um eine Muster-E-Mail zu entwickeln, die auf jeden Bewerber zugeschnitten werden kann, wie im Folgenden dargestellt: 

Hallo [Kandidatenname],

Ich bin Stephanie, eine Personalvermittlerin bei Acme Company, und ich freue mich sehr, dass Sie sich in Berlin für die Rolle [Jobtitel] beworben haben

Ich freue mich sagen zu können, dass Sie einer unserer Top-Bewerber sind. Das, was uns wirklich aufgefallen ist, ist [beeindruckende Leistung oder Fähigkeiten]. Das war unglaublich beeindruckend und [wie die Leistung oder Fähigkeiten auf diese Rolle angewendet werden können].

Ich möchte [den nächsten Schritt in diesem Prozess eingeben]. Es wäre großartig, wenn Sie [einen Zeitrahmen festlegen] könnten. Antworte einfach mit [sag ihnen, was sie tun sollen, um es zu bestätigen].

Ich bin seit etwas mehr als [X] Jahren bei der Acme Company und ich liebe es hier. [Geben Sie Details zu Unternehmenskultur / Umwelt / Personen ein]. [Geben Sie ein paar Informationen über die Auswirkungen des Teams ein.] Ich habe das Gefühl, dass Sie genau dazu passen würden.

Vielen Dank für Ihr Interesse an der Acme Company. Ich werde mich auf Ihre Antwort freuen. Bitte zögern Sie nicht, sich mit Fragen an uns zu wenden.


[Ihr Name]  
[Ihre Position und Firmenname]