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Kleine E-Mail Pannenhilfe

Kleine E-Mail Pannenhilfe


e-mail, musterbrief, geschäftsbrief, tablet, mobile, android, i phone 5Erst denken, dann verschicken. Diese einfache Regel im E-Mail-Verkehr gerät in der Hektik des Arbeitslebens oft in Vergessenheit. Kommunikationsunfälle sind vorprogrammiert.

 

 

Von Tatjana Krieger

Der gefährlichste Befehl eines jeden Mail-Programms lautet „Senden“. Die meisten Angestellten verwenden ihn Tag für Tag häufiger als ihr Telefon – und haben deshalb ihr Gefühl für Risiken und Nebenwirkungen verloren. Dabei hat die unauffällige Schaltfläche das Potential, ihren Nutzer in Sekunden in einen Trottel zu verwandeln, sein Verhältnis zu Vorgesetzen, Kollegen und Kunden nachhaltig zu zerrütten und den unbeschwerten Gang in die Kantine auf Wochen zu einem Spießrutenlauf gegen Getuschel zu machen. Noch gemeiner ist höchstes der Button „Allen antworten“. Der schafft das sogar alles auf einmal.

E-Mails weiterleiten

Wer sich die Mühe machte, die Mail vom Chef gründlich zu lesen und nach unten scrollte, konnte etwas erleben: Der Abteilungsleiter und sein Stellvertreter unterhielten sich über die Leistung eines Mitarbeiters. 

„Und jetzt will der auch noch eine Gehaltserhöhung.“
„Spinnt der, bekommt doch schon genug.“
„Was meinst du dazu?“
„Weiß nicht, über was verschnarcht der eigentlich den ganzen Tag? Gleich mal fragen.“
„Hey, geht die Sache voran?“
„Hallo Chef, bis zum Meeting brauche ich noch die Zahlen für das zweite Quartal, dann ist die Präsentation soweit. Bin dran.“
„Hallo alle, euer Kollege braucht Input. Helft ihm, wenn ihr was habt. Bei Problemen – zu mir.“ 


Alle waren nun informiert über das schlechte Ansehen und über das Gehalt von ihrem Kollegen. Einfach weil die gesamte Unterhaltung weitergeleitet wurde.

Lesen, denken, senden – diese Reihenfolge empfiehl sich auch bei nervösen Zeigefingern und aufbrausendem Temperament. Stattdessen machen schon mal unüberlegte Botschaften mit dem Betreff „Jetzt platzt mir aber der Kragen!“ die Runde oder jemand, der gerade ganz dringend über den Kollegen lästern muss, schickt seine ungefilterte Meinung ebendiesem – weil er so intensiv an ihn gedacht hat, dass er seinen Name wie ferngesteuert ins Adressfeld tippte.

Das Fettnäppchen lauert auch in vordefinierten Verteilerlisten mit den Mail-Adressen aller Mitarbeiter in einer Abteilung, einer Projektgruppe oder gleich der ganzen Firma. Einem Versicherungsriesen mit Sitz in London gelang es im Jahr 2012, dank einer solchen Liste die gesamte Belegschaft zu traumatisieren: Ein Kündigungsschreiben, das an eine einzelne Person rausgehen sollte, erreichte stattdessen alle Mitarbeiter des Unternehmens.

GAU der Peinlichkeit

Es muss nicht immer zum Peinlichkeits-GAU kommen, damit eine fehlgeleitete Nachricht negativ auf den Versender zurückstrahlt. Auch normale Geschäftspost sorgt in den falschen Händen dafür, dass der Urheber schludrig und unkonzentriert erscheint. Zudem besteht die Gefahr, Interna dort zu platzieren, wo sie nicht hingehören. Irrläufer kommen auch deshalb oft zustande, weil Adressen beim Eingeben mit der Kontaktliste abgeglichen werden und das Programm Vorschläge liefert.

Ein kleiner Selbsttest bringt es an den Tag: Wenn man etwa die Vornamen Michael oder Sandra in das Adressfeld schreibt – wie viele Mail-Adressen ploppen dann auf? Eben. Das Tempo drosseln, durchatmen und noch einmal kontrollieren, was man da eigentlich macht – das würde reichen, um sich manchmal nicht bis auf die Knochen zu blamieren.

Mobiles Büro

Wo der Datenverkehr schnell fließt, nehmen die Unfälle zu. Befeuert wird die E-Mail-Pannenstatistik deshalb durch den Trend zum mobilen Büro. Wer per Tablet oder Smartphone immer und überall arbeitet, tut das oft nur mit halber Aufmerksamkeit: Schnell die Mail von der Couch aus beantworten, während man innerlich mit den Kandidaten einer Casting-Show mitfiebert, im Straßencafé, wo die Sonne verhindert, dass wir sehen, was wir in das Textfeld hacken. Egal. Alle sind Standby, koste es auch das eigene Ansehen. Dabei bergen gerade die handlichen Endgeräte die Gefahr, dass etwas schiefgeht: Das Tastaturfeld bedeckt einen großen Teil des Displays, der geschriebene Text läuft schnell nach oben durch – so entsteht Kommunikation im Blindflug.

 Autokorrektur-Pannen – autsch!

Wer die Textvervollständigung aktiviert hat, muss erst recht höllisch aufpassen: Den weiblichen Vornamen Jelka verwandelt das System schon mal in „Melkmaschine“, aus Maxi wird ein böser „Nazi“. Es ist also besser, die Autokorrektur auszuschalten und selbst einen zweiten Blick zu riskieren.

Indem Smartphones und Tablet-PCs zu immer schnelleren und immer kürzeren Botschaften verleiten, tragen sie zudem zur Verlotterung der Sitten im Geschäftsleben bei. Experten kritisieren schon lange, dass der Kommunikationsstil durch E-Mail gelitten habe. Dabei sei der Standard immer noch der gute, alte Geschäftsbrief – mit höflicher Anrede, Fließtext, Grußformel und Signatur.

Hände weg von Emoticons und Smileys!

Smileys, Emoticons und Akronyme aus der Chat-Sprache wie „lol“ oder rofl“ haben darin nicht zu suchen – es sei denn, man ist befreundet. Ein ewiges Ärgernis ist auch der Ich-schreibe-grundsätzlich-klein-Typ. Mit seinen eilig hingeschnodderten Nachrichten, will er allen zeigen: Bei mir brennt die Hütte und deshalb habe ich keine Zeit für einen respektvollen Umgang mit euch.

Die Gefahr bei ihm: Seine Angewohnheiten sind so ansteckend wie Gähnen während der Betriebsversammlung. Wer hier als Vorgesetzter nicht reingrätscht, kann gleich die Umschalttaste aus allen Büro-Rechnern heraushebeln. Den Rest allerdings muss jeder E-Mail-Nutzer am Arbeitsplatz selbst bewältigen: durch konsequente Selbstkontrolle. (Bild: Istockphoto)